¿Cuál es la mejor manera de almacenar papeles?

1) Preparación para el trabajo. Antes de empezar, debemos buscar un espacio adecuado para trabajar, que esté limpio y despejado. Si podemos colocar un papel blanco debajo de lo que vayamos a limpiar, mucho mejor. Necesitamos también disponer de protección personal. Dentro de lo posible es altamente recomendable usar guantes al momento de manipular los documentos, para evitar contribuir al deterioro de los mismos. 2) Limpieza de los documentos Para limpiar los documentos en soporte papel podemos usar un pincel de cerda suave, de manera de eliminar el polvo. En caso de fotografías o películas, se utilizará únicamente pera de goma, para no afectar a la gelatina con otros materiales. 3) Acondicionamiento físico Las grampas de metal y bandas elásticas oxidan y deterioran el papel, por lo que deben ser eliminadas y sustituídas por materiales plásticos. Con esta simple acción estamos ayudando a evitar un gran deterioro a futuro en nuestros documentos. 4) Guarda primaria Utlizar carpetas para documentos en soporte papel, preferentemente libres de ácido o con tendencia alcalina. Estas carpetas pueden ser confeccionadas con cartón, en lo posible, que también sea libre de ácido. Usar fundas de polipropileno para guardar fotografías de forma individual, para que no entren en contacto unas con otras. Los documentos en soporte papel frágiles, también se guardan en este tipo de funda. 5) Guarda secundaria Guardar las carpetas y fundas en cajas de polipropileno o cartón libre de ácido. 6) Conservación de los documentos Preferentemente, el ambiente debe permanecer en los 18-20 oC y 40-50% humedad relativa. En lugares donde no podemos garantizar estas condiciones, es importante buscar ambientes secos, lejos del sol directo y donde no haya cambios bruscos de temperatura.

La organización de documentos es clave para mantener el orden en tu hogar y evitar el estrés de buscar lo que necesitas en el momento justo. Organizar y categorizar tus documentos de manera efectiva es fundamental para mantener un sistema de archivo eficiente y fácil de navegar. Comienza por separar tus documentos en categorías claras y específicas, como facturas, seguros, contratos, documentos personales, entre otros. Al categorizar tus documentos, estarás creando un sistema de archivo personalizado que te permitirá encontrar rápidamente la información que necesitas cuando la requieras. Mantener tus documentos importantes debidamente organizados y protegidos es fundamental para garantizar su seguridad y accesibilidad. Para lograrlo, te recomendamos utilizar archivadores y estuches designados para cada categoría de documentos. Al tener tus documentos importantes debidamente archivados y resguardados, podrás localizarlos con facilidad cuando los necesites, y estarás tranquilo de saber que se encuentran protegidos y bien conservados. Digitaliza y respalda tus documentos más importantes y guárdalos de manera segura, convirtiéndolos a formato digital, para poder acceder a ellos desde cualquier lugar y protegerlos en caso de pérdida o daño. Almacenar copias de seguridad en la nube o en un disco duro externo te brindará la tranquilidad de saber que tus documentos críticos están respaldados y a salvo. Reserva un tiempo especial cada mes para dedicarte a revisar cuidadosamente tus documentos, analiza cada documento, descartando aquellos que ya no son necesarios o pertinentes. Esta práctica te ayudará a liberar espacio de almacenamiento y a mantener un sistema documental más eficiente y ordenado en tu hogar o lugar de trabajo.

El papel es una materia de origen orgánico y vegetal, que es muy susceptible a factores externos como la humedad, la luz natural, a productos químicos que se utilizan en los almacenes, entre otros. Sin embargo, en la mayoría de los casos los daños del papel no son evidentes, ya que se encuentran empacados y solo se ve el estado al abrirlos. Utiliza archivadores o estanterías, las unidades de carga, cajas o empaques que contengan papel no deben estar en contacto con el suelo, ni con las paredes desnudas. Evita zonas frías, en muchos almacenes hay zonas frías que están en contacto con el exterior o con otra parte de la bodega donde puede haber humedad o frío extremo. Conserva el papel en su empaque, ya sea en unidades de carga, en cajas o en su envoltura, lo ideal es mantener el papel nuevo y sin usar en su empaque original. No almacenes papel en áreas expuestas a la luz directa del sol, recordemos que el papel se fabrica a partir de celulosa y contiene otras sustancias, una de ellas se llama lignina, que es de color café y suele eliminarse durante el proceso de blanqueamiento. Por esta razón se recomienda dejar el papel lejos del aire y la luz natural para mantener el color blanco.