¿Qué es la regla 1 3 5 para la productividad?

La regla 1-3-5 es un sistema de organización y de planificación de tareas que consiste en clasificarlas en tres grupos y lo más importante, en dejarlas solo en nueve tareas diarias: una importante y grande, dos medianas y cinco pequeñas. Consiste en escribir nueve tareas que te gustaría hacer ese día y dividirlas en cinco tareas pequeñas, tres tareas medianas y una tarea grande. Primero haremos la tarea más grande y luego podemos intercalar las tareas medianas y las pequeñas. La tarea grande es aquella que te lleva más horas y que requiere de una inmersión profunda. La tarea es mediana si te ocupa más de media hora y es pequeña si solo necesitas unos minutos. La esencia de este método es que comprendas que no se puede lograr completar un número infinito de tareas cada día, y aceptar que somos humanas y que podemos hacer una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas. Tachar tareas te hace sentir bien porque cada vez que marcamos como terminado algo, el cerebro nos da una descarga de dopamina y alentamos nuestra necesidad de cierre cognitivo. Nueve tareas es un número muy asequible y terminarlas todas es muy satisfactorio. Como se trata de una planificación flexible, puedes agrupar varias tareas pequeñas para crear una mediana, pero es importante que el número nunca supere el de una grande, tres medianas y cinco pequeñas. Además se adapta fácilmente a diferentes horarios y especialmente práctica si teletrabajamos. Un consejo: si sabes que en tu trabajo vas a tener tareas inesperadas, deja espacio para ellas.

La regla del 1-3-5 surge como un método sencillo para priorizar lo importante sin caer en la frustración. El origen de la regla La regla del 1-3-5 proviene de métodos de productividad que buscan simplificar la gestión del tiempo. La regla del 1-3-5 puede aplicarse tanto en la vida profesional como en la personal. Un día laboral se organiza con proyectos de oficina, mientras que un fin de semana puede incluir actividades domésticas, sociales y de ocio bajo el mismo esquema. Aunque no requiere aplicaciones específicas, se puede combinar con agendas digitales, calendarios en el móvil o simples notas escritas. Lo fundamental es mantener la lógica de priorización y no superar los límites establecidos. La regla del 1-3-5 es un sistema sencillo, práctico y adaptable que permite aumentar la productividad sin complicaciones. Al centrarse en una estructura clara de prioridades, ayuda a gestionar el tiempo de manera equilibrada, evitando el exceso de pendientes y favoreciendo la sensación de logro al final del día. La regla del 1-3-5 ayuda a priorizar lo esencial, reducir la procrastinación, aumentar la motivación y evitar el estrés. El método busca priorizar con lógica y ejecutar lo realmente alcanzable en un día de trabajo.

El problema es que, algo tan sencillo como ordenar esas tareas una tras otra, se convierten en todo un reto. Asúmelo. Por mucho que lo intentes, no vas a tener tiempo de hacerlas todas en un solo día. Asumir la certeza de que el día no tiene más que 24 horas es el primer paso para afrontar con éxito la regla 1-3-5. El segundo es definir qué tipo de tarea es cada una de ellas y su urgencia o importancia. Si adquieres este hábito, descubrirás que este método consigue reducir los niveles de frustración por no completar todas las tareas del día, al tiempo que consigue mejorar el aprovechamiento del tiempo. Clasificar una tarea complicada será más o menos sencillo. Es esa que llevas semanas postponiendo porque requiere dedicarle varias horas y atención plena. Probablemente te costará algo más determinar si una tarea es mediana o pequeña: si te ocupa más de media hora, es mediana. Si la completas en solo unos minutos es pequeña. Completar la tarea más pesada y compleja será todo un reto, por lo que te recomendamos utilizar la técnica de trabajo profundo o “comerte el sapo” a primera hora. De ese modo, se potencia la motivación por haberte librado del mayor “marrón” del día y saber que, a partir de ese momento, todo va a ser más fácil. Lo bueno de esta regla es que, a diferencia del método 3-3-3, las tareas pueden adaptarse a tu agenda e incluso puedes intercalar tareas medianas con pequeñas para que se adapten mejor a tu horario. Si eliges esta opción, deberás calcular el tiempo aproximado que tardarás en completarla, y restarle unos minutos para que la Ley de Parkinson no entre en juego y pierdas un tiempo precioso en una tarea que, en realidad, no lo necesita. Además de adaptarse a tu agenda, la flexibilidad de la regla 1-3-5 permite agrupar o dividir tareas para encajar mejor en los huecos disponibles. ¿Solo tienes dos tareas medianas? No hay problema, junta dos o tres tareas más pequeñas en un bloque y así completas el espacio de la tercera mediana en tu agenda. El objetivo es completar tareas. Lo mismo puedes hacer si consideras que una tarea mediana puede dividirse en varias pequeñas e incluso repartirse entre diferentes días. La clave de esta regla es conseguir que las tareas no se amontonen por no encontrar el tiempo para hacerlas. De ese modo, irás tachándolas de tu lista de tareas de forma progresiva sin darte la oportunidad de posponerlas. La flexibilidad que aporta este sistema no solo permite organizar mejor tu tiempo en el ámbito profesional, también puede aplicarse para cualquier aspecto de tu vida personal. ¿Estás preparando un viaje? La tarea principal podría ser reservar los billetes o buscar un alojamiento a buen precio. Las tareas medianas podrían ser buscar rutas o lugares de interés o comprar entradas a los museos, etc. Por último, las pequeñas podrían ser preparar una lista para que no se te olvide nada al preparar el equipaje, preparar los teléfonos de contacto o descargar el mapa offline de la zona en tu móvil. No tienes que hacerlo todo el mismo día, pero al menos ya tienes claras las tareas y sabes cuanto te llevará cada una y evitarás dejarlo todo para el último día.

Se trata de destinar tu lista de tareas diarias con 9 actividades clasificadas según su nivel de importancia: 1 tarea importante, 3 tareas medianas y 5 tareas pequeñas. Estas tareas pueden estar relacionadas o ser independientes. Por ejemplo, la tarea importante puede ser preparar tu presentación trimestral, las 3 tareas medianas pueden ser comprar víveres, aseo general, lavar el auto, y las 5 tareas pequeñas pueden ser preparar la ropa para el día siguiente, contestar correos, imprimir informes, organizar tu agenda y preparar la cena. Pero la regla 1-3-5 no se limita a tus actividades generales del día; también puede aplicarse a un tema en particular y distribuir las tareas relacionadas en los subgrupos correspondientes de acuerdo a su nivel de importancia. Comienza el día haciendo una lista de tareas pendientes y luego categoriza cada tarea según su envergadura, identificando la tarea grande, las tres medianas y las cinco pequeñas. Recordar que no es posible hacer todo en un solo día, te ayudará a concentrarte en las tareas prioritarias. A continuación reserva el tiempo en tu calendario para cada tarea. Comenzar con la “gran tarea” primero te proporcionará una sensación de logro, lo que a su vez representará un fuerte impulso para ejecutar las tareas de mediano y pequeño impacto. Y como nota importante ten en cuenta la flexibilidad. Durante el día pueden aparecer tareas inesperadas que consuman mucho tiempo, que no permitan concluir todas las casillas de 1-3-5. Así que no te abrumes; asegúrate de volver a colocar lo pendiente en la lista del día siguiente.