¿Cómo hacer una oficina inteligente?

La seguridad y el correcto acondicionamiento de las instalaciones se han vuelto fundamental tras lo vivido en pandemia. Ahora son necesarios los espacios amplios, la correcta circulación y limpieza del aire, contar con sistemas contactless, etc. Las oficinas inteligentes se han configurado como espacios de trabajo en los que la digitalización y la tecnología abren nuevas posibilidades en las interacciones laborales. Toda oficina inteligente o Smart office debe tener una serie de procesos automatizados que permiten no solo ganar tiempo, si no ahorrar dinero e incrementar la satisfacción de clientes y empleados/as, así como garantizar la calidad y seguridad de los procesos productivos. Una oficina inteligente está preparada para no tener que tener contacto con puertas, pulsadores, cortinas, aire acondicionado, temperatura, iluminación, cafeteras, etc. Las oficinas inteligentes están diseñadas para que los empelados/as encuentren la atmósfera adecuada para maximizar su productividad, de ahí que se garanticen aspectos como la adecuada temperatura e iluminación. Las oficinas inteligentes ayudan a reforzar los vínculos entre personas que pasan poco tiempo juntas, ayudan en la transmisión de conocimientos, fomentan la cocreación, etc. Todos los usos de la tecnología se vinculan con el respeto al medio ambiente: reducción de papel, de gasto energético, de gasolina, etc. Mediante la climatización automática y con sensores de presencia, se programa la temperatura automáticamente y se regula según haya personas o no.

La oficina inteligente es mucho más ágil y flexible que la oficina tradicional. Adapta el espacio para su optimización en el uso, como así también para poder abordar con excelencia las necesidades del usuario que van cambiando en la medida que pasa el tiempo y la jornada laboral. Estas tecnologías promueven una mejor salud y un mayor bienestar en los espacios de trabajo, mejorando las condiciones de los empleados y, por tanto, su desempeño. La oficina inteligente cuenta con sensores en el ambiente que permiten mantener un control de la calidad del aire en el interior, de la calidad del agua, de las condiciones de luz, de ruido y de temperatura. Los edificios de oficina inteligente del futuro serán más sostenibles que nunca, disminuyendo el impacto ambiental, reduciendo los costos de energía y apoyando la agenda de responsabilidad social corporativa. El consumo de energía se gestionará respondiendo automáticamente a la ocupación y la utilización en el edificio. Los inquilinos trabajarán en edificios que sean capaces de producir y almacenar su propia energía e incluso venderla a la red. Mejoran la funcionalidad del negocio: Porque las nuevas tecnologías y los servicios informáticos son perfectos como complemento al trabajo humano. De esta forma, las empresas que incorporen estas herramientas conseguirán la automatización de tareas repetitivas y permitirán que el potencial humano se centre en labores más creativas y, por tanto, los beneficios de la empresa aumenten. Mejora las comunicaciones: Una de las principales herramientas que se incorpora en este tipo de empresas es la videollamada, que permite integrar un software en los equipos de la empresa con el que comunicarse entre departamentos e incluso con proveedores y clientes, reduciendo gastos y aumentando la eficacia del mensaje.

Oficinas inteligentes son espacios de trabajo diseñados con tecnología para facilitar las tareas diarias, mejorar la productividad y crear un entorno dinámico y eficiente. Contar con una oficina inteligente aporta beneficios tanto para los trabajadores como para la empresa, como mayor eficiencia energética y mejor aprovechamiento del espacio. Tecnologías presentes en una oficina inteligente incluyen sensores IoT, sistemas de reserva de salas, mobiliario inteligente y automatización de tareas. Para empezar a implantar una oficina inteligente, se puede comenzar con pequeños pasos como cambiar la iluminación LED con sensores de movimiento o incorporar escritorios regulables. Los espacios de trabajo inteligentes mejoran la satisfacción del empleado y reducen costos operativos, según estudios recientes. Invertir en una oficina inteligente es invertir en el futuro de la empresa, donde tecnología, bienestar, eficiencia y sostenibilidad van de la mano. Transformar tu oficina en una oficina inteligente no significa invertir grandes cantidades desde el primer momento, se puede empezar con soluciones ajustadas a las necesidades de la empresa. En Victoria, Australia, los responsables de las instalaciones del Royal Melbourne Hospital utilizaron una plataforma digital de gestión de tareas para responder a solicitudes de servicio y reducir tiempos de respuesta. La plataforma impulsada por IWMS ha ayudado a reducir los tiempos de respuesta y a disminuir los residuos asociados a los antiguos procesos en papel.